Was sollte ein Berliner KMU für IT ausgeben? Ein praktischer Budget-Leitfaden

IT-Budgetplanung ist eines der Themen, die die meisten Geschäftsführer vermeiden, bis eine Krise die Entscheidung erzwingt. Ein Server fällt aus, Ransomware schlägt zu, ein wichtiger Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und niemand kennt die Passwörter — und plötzlich wird aus den vermeidbaren Kosten ein Notfallausgaben zum dreifachen Preis.

Dieser Leitfaden hilft Berliner KMU dabei, IT-Ausgaben proaktiv zu planen. Er behandelt die wichtigsten Kostenkategorien, typische Bereiche für Unternehmen mit 5 bis 50 Mitarbeitern und die häufigsten Stellen, an denen Unternehmen entweder Geld verschwenden oder gefährliche Lücken entstehen lassen.

Die fünf Kernkategorien des IT-Budgets

Ein vollständiges IT-Budget für ein kleines Unternehmen umfasst fünf Bereiche. Die meisten Unternehmen denken nur an zwei oder drei davon — und genau dort entstehen die Lücken.

1. Hardware und Endgeräte

Laptops, Desktops, Monitore, Telefone, Drucker, Netzwerk-Switches und Access Points. Hardware ist die sichtbarste IT-Ausgabe und am einfachsten zu planen — Geräte haben vorhersehbare Lebensdauern und Ersatzzyklen.

Ein vernünftiger Ansatz: Planen Sie jährlich den Austausch von etwa 25 % Ihres Gerätebestands. So bleibt das durchschnittliche Gerätealter bei rund vier Jahren — dem Zeitpunkt, ab dem Wartungskosten und Sicherheitsrisiken bei Windows-Geräten spürbar steigen. Ein modernes Business-Laptop kostet in Deutschland typischerweise zwischen 800 € und 1.400 €. Berücksichtigen Sie zusätzlich Einrichtungszeit, Lizenzierung und Migration — rechnen Sie mit rund 200 bis 400 € IT-Overhead pro Gerät beim Neukauf.

Häufiger Fehler: Geräte weit über ihre nützliche Lebensdauer hinaus zu betreiben. Ein fünf Jahre altes Laptop, das zweimal im Monat abstürzt, kostet durch verlorene Produktivität mehr als eine Neuanschaffung.

2. Software-Lizenzen und SaaS-Abonnements

Microsoft 365 Business Standard kostet rund 12 € pro Nutzer und Monat. Business Premium — das Intune, Defender for Business und Entra ID P1 enthält — liegt bei etwa 20 € und ist für sicherheitsbewusste Unternehmen den Aufpreis wert. Bei einem 15-köpfigen Team ergibt das rund 3.600 € pro Jahr allein für M365.

Wo Verschwendung entsteht: Abonnements, die niemand nutzt, doppelte Tools mit überlappenden Funktionen und Lizenzen ehemaliger Mitarbeiter. Ein ordentliches Lizenz-Audit hält bei organisch gewachsenen Unternehmen typischerweise 10 bis 20 % der SaaS-Ausgaben ein.

3. IT-Support und Managed Services

Managed IT-Support in Berlin kostet typischerweise zwischen 80 und 180 € pro Nutzer und Monat, je nach Leistungsumfang. Der Break-even-Punkt für Managed Services gegenüber einer internen Einstellung liegt in der Regel bei 15 bis 20 Nutzern. Darunter ist ein Managed Service fast immer kosteneffizienter.

4. Sicherheit

Sicherheit ist der Bereich, in dem die meisten kleinen Unternehmen im Verhältnis zu ihrem tatsächlichen Risiko zu wenig ausgeben. Das Standardargument „Wir sind zu klein, um ein Ziel zu sein“ trifft seit mindestens fünf Jahren nicht mehr zu.

Der minimal sinnvolle Sicherheits-Stack für ein Berliner KMU umfasst:

• Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Konten — mit Microsoft 365 praktisch kostenlos
• Endpoint Detection and Response — Microsoft Defender for Business ist in M365 Business Premium enthalten
• Verwaltetes Backup mit getesteter Wiederherstellung — 50 bis 150 € pro Monat
• Security-Awareness-Training — 15 bis 40 € pro Nutzer und Jahr
• Patch-Management — sollte in jedem Managed IT Service enthalten sein

5. Business Continuity und Disaster Recovery

Backup ist nicht dasselbe wie Disaster Recovery. Backup bedeutet, dass Ihre Daten irgendwo gesichert sind. Disaster Recovery bedeutet, dass Sie einen getesteten Plan für den Fall haben, dass Ihre primären Systeme ausfallen.

Budget: 100 bis 400 € pro Monat, je nach Datenvolumen und Recovery-Time-Objectives.

Beispiel-IT-Budgets nach Unternehmensgröße

Kategorie	5–10 Nutzer	15–25 Nutzer	30–50 Nutzer
Hardware (annualisiert)	2.000–4.000 €	5.000–10.000 €	10.000–20.000 €
Software / SaaS (jährlich)	3.000–6.000 €	8.000–18.000 €	18.000–35.000 €
IT-Support (jährlich)	4.000–10.000 €	15.000–30.000 €	30.000–60.000 €
Sicherheitstools (jährlich)	1.000–3.000 €	2.500–7.000 €	5.000–14.000 €
Backup / BC (jährlich)	600–1.800 €	1.200–3.600 €	2.400–6.000 €
Gesamt (jährliche Schätzung)	10.000–25.000 €	32.000–69.000 €	65.000–135.000 €

Als Faustregel macht IT typischerweise 3 bis 8 % des Umsatzes für Dienstleistungsunternehmen aus. Wenn Sie deutlich unter diesen Werten liegen und kein kürzlich durchgeführtes Sicherheits-Review haben, tragen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Risiken, die Sie nicht sehen können.

So erstellen Sie Ihr IT-Budget für das nächste Jahr

1. Auditieren Sie, was Sie aktuell bezahlen. Sammeln Sie alle IT-Rechnungen, Abonnements und Verträge.
2. Ordnen Sie den fünf Kategorien zu. Wo ist die Ausgabe konzentriert? Wo sind die Lücken?
3. Gerätealter bewerten. Jede Hardware über vier Jahre sollte im Ersatzplan stehen.
4. Lizenzen gegen tatsächliche Nutzung prüfen. Echte Anmelde- und Aktivitätsdaten, nicht nur zugewiesene Plätze.
5. Die drei größten Risiken identifizieren. Kein MFA? Kein getestetes Backup? Priorisieren Sie diese.
6. Kontingentzlinie einplanen. 10 bis 15 % des IT-Budgets als nicht zugewiesene Reserve.

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